Et indeks kan forbedre tilgængeligheden af en bog eller et dokument enormt, da det viser vigtige ord og sætninger og de sidetal, de refereres til.
Jeg skriver i øjeblikket min første bog - om Windows 10 Privacy - og en af de ting, som jeg virkelig ville tilføje til den, er et indeks over de vigtigste ord og sætninger, så brugerne kan bruge indekset som reference til find oplysninger hurtigt op.
Microsoft Word 2016 kommer med muligheder for at oprette et indeks; selve processen er slet ikke kompliceret, men det kan stadig være forvirrende, hvordan man kommer i gang.
Oprettelse af et indeks i Word 2016
Mens du til enhver tid kan oprette indekset, foreslår jeg, at du opretter det, når du er færdig med at skrive og redigere bogen eller dokumentet.
Det er muligt at opdatere indekset, hvis du har startet det under skrive- eller redigeringsprocessen, men hvis du gør det, når du er færdig, behøver du ikke gøre det, og det er normalt meget lettere og hurtigere.
For at komme i gang skal du åbne dokumentet i Word 2016. Oprettelse af et indeks er nu en todelt proces. Du markerer poster, som du vil have inkluderet i indekset i det første, og genererer indekset ud af de markerede poster bagefter.
Skift til fanen referencer for at komme i gang. Du finder indeksgruppen med værktøjer under denne fane. Det vigtigste for det første trin er "mark entry". Hver gang du vælger det, fortæller du Word, at du ønsker, at den fremhævede tekst skal være en del af indekset.
Sådan gøres det:
Trin 1: Markér tekst, du vil have inkluderet i indekset, og vælg "mark entry" bagefter.
Dette er ret ligetil. Bare fremhæv tekst i dokumentet og tryk på markeringsindtastningen bagefter. Du kan fremhæve individuelle ord hurtigt med et dobbeltklik på ordet.
Trin 2 : Konfigurer indeksindgangen
Word åbner vinduet "markeringsindeks", som du muligvis kan bruge til at konfigurere posten. Hvis du bare ønsker, at teksten indekseres, skal du trykke på markeringsknappen, der skal gøres med det.
Du kan ændre sidetalformatet (fed eller kursiv for at fremhæve specifik tekst), tilføje en underhoved eller bruge markeringen all funktionalitet til at automatisere processen.
Word viser tekst, der er markeret med XE "TEXT", så du ved, at den allerede er markeret.
Du kan deaktivere afsnitmærker og andre skjulte formateringsoplysninger på Hjem> Vis / Skjul, eller ved at bruge tastaturgenvejen Ctrl- (
Trin 3 : Gentag processen
Gå igennem dokumentet, og marker teksten, du vil have med i indekset. Mens du kan automatisere det noget, foreslår jeg, at du ikke gør det, da du får mere kontrol over indekseringen på denne måde.
Ja, det vil tage længere tid at oprette indekset, men resultatet bliver bedre.
Trin 4 : Føj indekset til Word-dokumentet
Når du er færdig med at markere tekst i Word-dokumentet, kan du føje indekset til det. Gå til det sted i det dokument, du vil have, at indekset skal vises i.
Vælg Referencer> Indsæt indeks for at tilføje det til lokationen. Word indlæser et konfigurationsvindue, som du kan bruge til at tilpasse indekset.
Du kan f.eks. Bruge den til at ændre antallet af kolonner eller vælge en anden formularskabelon til indekset. En forhåndsvisning vises i vinduet, så du ved, hvordan det ser ud i dokumentet, når du foretager ændringer.
Trin 5 : Rettelse af fejl
Jeg foreslår, at du går igennem indekset bagefter for at rette eventuelle problemer, som du måske vil bemærke. Et grundlæggende eksempel er flere indekserede poster, der refererer til den samme type information, f.eks. Reklame, reklame og annoncer.
Det er let at korrigere fejl. Gå til det sted i det dokument, du vil ændre, og rediger det blot i tekst (XE-delen). Dette ændrer den markerede post.
Alt, hvad der skal gøres, er at vælge indekset og trykke på knappen "opdateringsindeks" for at anvende ændringerne. XE definerer posten, og den kan være forskellig fra den valgte tekst. Så for at forene tekst, der skal vises under en enkelt indeksindgang, skal du blot ændre XE-elementerne og trykke på opdateringsindeksknappen bagefter for at anvende ændringerne.
